1. Lập kế hoạch với thời gian suy tính chính xác hơn

• Lên kế hoạch cụ thể và chi tiết: lên kế hoạch công việc và chia nhỏ các mốc thời gian để dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ công việc.

• Chú ý khung thời gian vàng làm việc hiệu quả: tùy thuộc vào nhịp sinh học cơ thể riêng để xác định được khung giờ vàng của chính mình. Khi đó, hãy đưa những công việc quan trọng cần phải xử lý vào thời điểm ấy để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Những khoảng thời gian còn lại hãy làm những công việc mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn hơn.

• Bắt đầu ngay khi có thể và không trì hoãn: ngay khi xác định những công việc cần làm hãy bắt tay vào làm ngay để tiết kiệm thời gian. Hầu hết mọi người tự hứa với ,mình sẽ bắt đầu công việc vào “ngày mai” nhưng họ đã vô tình để thời gian lãng phí đi rất nhiều.

2. Suy nghĩ giải pháp với công việc có tính thường xuyên

• Hãy xây dựng quy trình cho những công việc thường nhật để dễ dàng kiểm soát các hoạt động đang diễn ra và giảm thiểu các rủi ro không đáng có. Qua đó tăng hiệu quả công việc: tạo nên sự chuyên nghiệp và rút ngắn thời gian làm việc. Hãy luôn tự đặt câu hỏi cho bản thân “Có cách làm làm tốt hơn không?”

3. Truyền đạt, đề xuất một phương pháp luận vững chắc và rõ

Luôn nhớ nguyên tắc 4T:

• Tự giác (không đợi nhắc): tự giác tìm kiếm các tài liệu, khóa học để nâng cao năng lực bản thân. Tự giác nhờ sợ giúp đỡ một cách chủ động.

• Tự kiểm tra & thiết lập phương án dự phòng: Trước khi trình bày một vấn đề gì, hãy xem xét thật kỹ nội dung, kiểm tra xem có sai sót gì không, bản thân mình đọc lại chỗ đó có thẩy ổn không?

• Tiên liệu (dự tính trước các vấn đề xảy ra): nghĩ về những vấn đề có thể xảy ra và cách ứng phó. Ví dụ khách hàng bạn gặp là người chú trọng đến các bằng chứng thì hãy chuẩn bị các tài liệu để minh chứng cho những gì bạn nói.

• Tư duy mới (nghĩ cách làm mới): cũng cùng một công việc như vậy, hãy nghĩ xem có cách nào làm nhanh hơn, tốt hơn hay không

4. Xác lập thứ tự ưu tiên và tập trung

• Tâm lý chung của rất nhiều người là việc dễ làm trước, việc khó làm sau. Tuy nhiên, người thành công lại biết tập trung vào những công việc mang lại giá trị và cần ưu tiên. Như vậy, tùy theo mức độ quan trọng và thời gian, bạn nên thiết lập thứ tự ưu tiên cho các công việc theo ma trận Eisenhower để quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất

Khoảng thời gian phân bổ cho các công việc sẽ khác nhau tùy thuộc vào lựa chọn của bạn. Hãy đưa ra quyết định ưu tiên thật thông minh.

• Sức mạnh của từ “Không” và tính tập trung : Hãy học cách từ chối và đưa công việc về đúng người cần xử lý để giảm bớt áp lực cho chính mình, đồng thời cũng tạo cơ hội để đối phương có cơ hội độc lập hoàn thành công việc. Khi nói “không”, bạn tập trung vào công việc của mình và đạt được hiệu suất tốt hơn.

Ví dụ về quản lý email: phân chia thứ tự ưu tiên khi đọc và trả lời mail, đừng để hòm thư chồng chất. Xóa các email rác mà không cần đọc và sử dụng bộ lọc để đưa chúng vào Spam. Tạo một thư mục “lưu trữ” và chuyển những email bạn muốn giữ lại. Tạo một thư mục “công việc đang chờ xử lý” để không bị bỏ sót. Đừng ngừng các công việc quan trọng trong cuộc sống của bạn chỉ để đọc và sắp xếp email.

5. Tránh làm phức tạp hóa vấn đề

• “Biến điều đơn giản thành phức tạp là chuyện thường, còn đơn giản hóa tối đa được sự phức tạp, đó mới là sáng tạo” – Huyền thoại trình tấu violin celo nhạc jazz thế giới Charles Mingus, hãy nhìn sự việc theo hướng đơn giản hơn và dừng làm rối mọi chuyện. Bởi vì chúng không hề phức tạp như bạn nghĩ, hãy luôn nhớ nguyên tắc KISS “Keep it simple, short” trong giao tiếp và công việc.

• Dành thời gian nghỉ ngơi hợp lý: hãy dành thời gian cho bản thân, não bộ của chúng ta chỉ có thể tập trung tối đa 90 phút và cần 20 phút để nghỉ ngơi. Những giờ giải lao được tính toán trước tương đương với làm việc hiệu quả.

Làm việc thông minh và làm việc hiệu quả chỉ là một phần trong khóa học “Xây dựng thương hiệu cá nhân”, để biết thêm thông tin về khóa học, vui lòng liên hệ chúng tôi.